🥖 Freed, wie viele Baguettes brauchen wir morgen?

Jeden Abend nach Kassenschluss meldet sich Freed bei mir.

Zum Beispiel mit einer Neun.

Hinter dieser Neun stecken Kassendaten, Wetterdaten und einige weitere Informationen. Ich schaue mir die Zahl an und antworte entweder mit „passt“ oder schreibe eine andere.

Erst danach bestellt Freed unsere Baguettes beim Inselbäcker.

Ziemlich viel Aufwand für ein Baguette.

Aber um das Baguette ging es mir ursprünglich gar nicht.

🤓 Eigentlich wollte ich nur Dinge abgeben

Freed ist mein selbst gebauter KI-Assistent für alles Mögliche, was bei uns im Hintergrund passiert. Der Name kommt vom englischen „freed“, also befreit.

Das trifft ziemlich genau, was ich von ihm erwarte: Freed soll mich nicht ersetzen. Freed soll mich von Arbeit befreien, die nicht unbedingt ich machen muss.

Irgendwann habe ich angefangen, mir mit KI diesen eigenen kleinen Assistenten zu bauen und ihm sogar einen Namen gegeben.

Freed läuft dabei auf unseren eigenen Systemen und kommt nur an die Daten, die er für seine Aufgabe wirklich braucht.

Herauszufinden, was ich ihm abgeben kann und was besser bei mir bleibt, macht mir ehrlich gesagt bis heute ziemlich viel Spaß.

Zum Monatsabschluss sucht Freed zum Beispiel selbstständig die Belege zusammen und verknüpft diese mit der passenden Banktransaktion. Wenn ein Lieferant seine Preise erhöht hat, meldet er sich bei mir.

Das sind keine riesigen Aufgaben. Aber genau die kleinen Dinge, die über den Tag verteilt erstaunlich viel Zeit fressen.

Dass ich Spaß an solchen Systemen habe, kommt nicht ganz von ungefähr. Bevor wir den INSELWiNKEL eröffnet haben, war ich zwölf Jahre bei IKEA, habe dort viele IT-Projekte begleitet und als Business Analyst gearbeitet.

In einem großen Unternehmen gibt es für ziemlich viele Aufgaben eigene Experten und ganze Abteilungen. In einem 40-qm-Laden auf Spiekeroog eher nicht. 

Hier bin ich Händler, Einkäufer, Marketing und manchmal eben auch IT-Abteilung.

Deshalb beschäftigt mich schon lange eine ziemlich einfache Frage:

Was davon muss wirklich ich machen?

Das Baguette ist wahrscheinlich der kleinste Baustein in Freed. Und ausgerechnet der hat mir diesen Sommer am meisten beigebracht.

🥖 Für den Test brauchte ich etwas, das morgen wertlos ist

Meine Idee war eigentlich deutlich größer als unser Baguette.

Wir haben im INSELWiNKEL mehrere hundert verschiedene Artikel. Wie praktisch wäre es, wenn Freed irgendwann vorhersagen könnte, was wir in den nächsten Tagen brauchen?

Ein Forecast für unseren kompletten Einkauf.

Noch vor ein paar Jahren hätte ich dafür wahrscheinlich eine spezielle Software gebraucht oder jemanden, der sie mir programmiert. Heute kann ich mir solche kleinen Werkzeuge mit Hilfe von KI selbst bauen.

Zum Ausprobieren brauchte ich einen Artikel, bei dem sich schnell feststellen lässt, ob die Prognose etwas taugt. Unser frisches Baguette von der Inselbäckerei war dafür perfekt.

Montags bis samstags bekommen wir es morgens geliefert, sonntags gibt es keins. Was abends übrig bleibt, kann ich am nächsten Morgen nicht noch einmal als frisches Baguette verkaufen.

Zu wenig bestellen bedeutet einen leeren Korb und enttäuschte Gäste. Zu viel bedeutet, Lebensmittel wegzuwerfen.

Dazwischen liegt irgendwo die richtige Zahl.

Klingt einfach.

Ist es erstaunlicherweise nicht.

🌦️ Sieben Baguettes sind nicht immer sieben Baguettes

Freed kennt natürlich unsere Verkaufshistorie. Auch die Gästeprognosen für Spiekeroog stehen mir bei meiner Entscheidung zur Verfügung.

Und natürlich spielt das Wetter eine Rolle. Bei richtig schönem Wetter liegen viele Menschen am Strand. Ein bisschen Regen ist für einen Laden mitten im Dorf dagegen gar nicht unbedingt schlecht.

Viel wichtiger ist aber, dass Freed weiß, wann wir ausverkauft waren.

Denn sieben verkaufte Baguettes können zwei völlig unterschiedliche Dinge bedeuten.

Wenn um 17 Uhr das letzte verkauft wurde, waren sieben wahrscheinlich ziemlich passend. Wenn um 10 Uhr alle sieben weg waren, weiß ich eigentlich nur eines:

Sieben waren zu wenig.

Und genau das ist diesen Sommer ziemlich oft passiert. Von 47 auswertbaren Tagen waren wir an 32 schon vor Ladenschluss ausverkauft. Im Durchschnitt wurde das letzte Baguette um 15:09 Uhr verkauft, an sechs Tagen waren schon vor zwölf Uhr alle weg.

An diesen Tagen weiß ich deshalb bis heute nicht, wie viele Baguettes wir eigentlich hätten verkaufen können.

Am Ende macht Freed jeden Abend seinen Vorschlag.

Und ich entscheide.

📊 Und wie gut ist Freed nun wirklich?

Seit diesem Sommer habe ich 59 Vorschläge ausgewertet. 15 davon habe ich unverändert übernommen, also ungefähr jeden vierten.

23-mal habe ich nach oben korrigiert, 21-mal nach unten. Nach oben waren es im Schnitt 1,9 Baguettes, nach unten 4,4.

Ich bin also vorsichtiger als mein eigenes System.

Ob das nun für Freed oder für mich spricht, weiß ich selbst noch nicht so genau. 😉

📦 Eigentlich sollte Freed irgendwann den ganzen Laden können

Das Baguette war von Anfang an nur der Test.

Wenn so ein Forecast mit einem Artikel funktioniert, warum dann nicht mit mehreren hundert?

Technisch könnte ich das wahrscheinlich ziemlich weit treiben. Nach diesem Sommer weiß ich allerdings:

Möchte ich gar nicht.

Bei vielen Artikeln im Laden weiß ich Dinge, die nur mit immer mehr Aufwand in irgendein System einfließen würden. Vielleicht habe ich einen Wein an eine andere Stelle gestellt, möchte einen Artikel auslaufen lassen oder plane eine Aktion.

Und manchmal habe ich einfach das Gefühl, dass ich nächste Woche mehr davon brauche.

Natürlich könnte ich versuchen, Freed all das beizubringen. Aber irgendwann baue ich ein unglaublich kompliziertes System, um eine Entscheidung vorzubereiten, die ich selbst ziemlich gut treffen kann.

Interessanterweise experimentieren selbst viel größere Unternehmen mit genau dieser Grenze. Starbucks hat ebenfalls mit Machine Learning an automatisierten Bestellungen für seine Filialen gearbeitet und das System später wieder zurückgefahren. Die Verantwortung für die Warenbestände wurde wieder stärker an die Teams vor Ort gegeben.

Das fand ich beim Lesen ziemlich bemerkenswert.

Ein guter Forecast und eine gute Einkaufsentscheidung sind eben nicht unbedingt dasselbe.

⚓ Manche Artikel müssen sich nicht alleine rechnen

Ausgerechnet beim Baguette möchte ich Freed trotzdem behalten.

Dabei gehört es nicht einmal zu den Artikeln, bei denen wir uns jeden Abend über die großartige Kalkulation freuen. 😉

Wir haben im INSELWiNKEL einige Produkte, die wir für uns „Ankerartikel“ nennen. Artikel, die für sich allein wirtschaftlich vielleicht nicht besonders spannend sind, aber wie die Faust aufs Auge zu unserem Laden und zu dem passen, was unsere Gäste gerade brauchen.

Das Baguette ist so ein Artikel.

Wer bei uns Käse und eine Flasche Wein für den Abend mitnimmt, braucht ziemlich wahrscheinlich auch ein frisches Baguette dazu. Genauso verkaufen wir Briefmarken zu unseren Postkarten. Nicht weil Briefmarken ein besonders aufregendes Geschäft sind, sondern weil eine Postkarte ohne Briefmarke irgendwie nur halb fertig ist.

Wir versuchen bei solchen Dingen immer, uns in unsere Gäste hineinzuversetzen: Was braucht jemand für einen richtig schönen Urlaubstag auf Spiekeroog – und welchen kleinen Teil davon können wir unkomplizierter machen?

Beim Baguette bedeutet das: Es sollte da sein, wenn ihr es braucht.

Bestellen wir zu wenig, ist der Korb früh leer. Bestellen wir zu viel, bleibt am Abend frische Ware übrig.

Und wirtschaftlich wird das erstaunlich schnell relevant. Bleibt ein Baguette übrig und wir müssen es abschreiben, müssen wir ungefähr acht weitere verkaufen, bis deren Rohertrag diesen Verlust wieder ausgeglichen hat.

Eins wegwerfen. Acht verkaufen.

Als ich das einmal ausgerechnet hatte, fand ich unsere kleine Baguette-Prognose plötzlich gar nicht mehr so übertrieben.

Und unabhängig von jeder Rechnung bleibt es ein frisches Lebensmittel. Wenn Freed uns dabei hilft, möglichst nah an die richtige Menge zu kommen, darf er beim Baguette gerne weiterrechnen.

💚 Was am Ende bei uns bleiben soll

Ein kleiner Laden muss im Hintergrund erstaunlich viele der gleichen Dinge erledigen wie ein großes Unternehmen. Nur gibt es bei uns dafür keine eigenen Abteilungen.

Wenn ich mir für einen Teil davon kleine Helfer bauen kann, ist das für mich deshalb weit mehr als technische Spielerei. Es gibt bei uns im Wesentlichen Lisa und mich.

Freed sammelt Informationen, rechnet und macht mir einen Vorschlag. Ich schaue darauf, denke kurz nach und entscheide.

Wenn uns solche Werkzeuge ein bisschen von der Arbeit im Hintergrund abnehmen, bleibt mehr von unserer Zeit für das, weshalb wir den INSELWiNKEL eigentlich haben: unser Geschäft und unsere Kunden.

Vielleicht ist das nach diesem Sommer sogar die wichtigere Erkenntnis als die Frage, ob morgen sieben, acht oder neun Baguettes richtig sind.

Freed darf rechnen. Was wir daraus machen, entscheiden wir selbst. 💚

PS: Wenn ihr morgens ab 9:30 Uhr sicher ein frisches Baguette bei uns haben möchtet, könnt ihr übrigens gerne eines reservieren. Einfach kurz bei uns Bescheid geben oder eine WhatsApp schicken – dann kann Freed das direkt mit einplanen. 😉